Решение проблем бизнеса в современной стоматологии. Часть 2: Особенности учета, решение проблем

Продолжаем говорить об особенностях бизнеса и ведения бухгалтерии в современной стоматологии.

Особенности учета в стоматологической клинике (центре)

Стоматологический бизнес не зря считается одним из самых сложных, причем вне зависимости от своего масштаба – будь то отдельный зубоврачебный кабинет или филиальная сеть клиник. Причин этому много, в т. ч. разнообразие оказываемых услуг, огромное количество объектов учета (материалов, работ, пациентов и др.), потребность в сложных расчетах для определения финансовых показателей, другие факторы. Некоторые из них ранее были рассмотрены в статье «Бухгалтерское обслуживание стоматологической клиники».

Специфика этого бизнеса позволяет выделить следующие участки работы, требующие повышенного внимания со стороны менеджмента:

• Учет пациентов: запись на прием по расписанию клиники; использование единой базы карточек пациентов, в т. ч. и для филиальной сети стоматологий; применение равномерного распределения нагрузки на лечащих врачей и лаборатории; контроль иных показателей.
• Медицинский учет: использование зубных карт, позволяющих отслеживать историю лечения пациента, и содержащих его зубную формулу, диагноз и план лечения по выделенным зубам, другие данные, включая отметки об оплате, в т. ч. с использованием полисов ОМС, ДМС.
• Учет запасов: контроль движения материалов (приход, расход, остатки) с применением норм расхода, установленным в конкретной клинике; учет по материальноответственным лицам; контроль критических остатков; расчеты с поставщиками и т. п.
• Управление персоналом: графики работы; расчет зарплаты, в т. ч. по индивидуальным схемам с привязкой к KPI; анализ эффективности работы каждого врача, в т. ч. по степени его популярности среди пациентов и способности приносить клинике повышенный доход.
• Управление маркетинговыми мероприятиями: проведение промо-акций, применение системы скидок на различные услуги (в т. ч. в зависимости от их вида, времени оказания), учет персональных скидок по каждому пациенту (процент, сумма); формирование маркетинговых отчетов об эффективности принимаемых мер.
• Взаимодействие со страховыми компаниями: регистрация оплат по страховым полисам ОМС и ДМС; учет стоимости услуг, оказанных застрахованным лицам, в разрезе каждой страховой компании и т. п.
• Учет финансовых показателей и налогообложения: бухгалтерский и налоговый учет в зависимости от особенностей учетной политики и режима налогообложения; финансовая отчетность.
• Статистика для руководства: оперативная информация для принятия управленческих решений; контроль финансовых показателей клиники в зависимости от спроса на разные виды услуг и др.

Примечание: более подробно отражение различных аспектов деятельности в бухгалтерском и налоговом учете (с проводками и ссылками на нормативные акты) рассмотрены в статье «Отдельные вопросы учета и налогообложения в стоматологии».

Как видим, перечень контролируемых объектов весьма внушительный. Понятно, что специалисты, призванные избавлять людей от зубной боли, не могут заниматься еще и учетом: для этого нужно иметь и время, и специальные знания. Как же решить задачу бухгалтерского обслуживания стоматологии?

Варианты решения проблем

На первый взгляд самым «дешевым» способом может стать передача ведения бухгалтерского учета клиники её руководителю. Ведь действующее законодательство это позволяет (п. 3 ст. 7 фед. закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Однако далеко не все руководители к этому готовы: для такой работы нужны и время, и знания, и силы – ресурсы, которые тратятся менеджментом в первую очередь на решение управленческих задач. Здесь не поможет даже автоматизация бизнеса, несмотря на наличие многочисленных отраслевых решений от ведущих поставщиков программного обеспечения (ПО).

Другими вариантами выхода из рассматриваемой ситуации могут стать:

• организация собственной бухгалтерской службы – при наличии ресурсов на ее содержание;
• привлечение бухгалтерского работника в качестве внешнего совместителя (т.н. «приходящий» бухгалтер) – при небольших объемах работ;
• аутсорсинг – бухгалтерское сопровождение стоматологии специализированной организацией.

Применение каждого из перечисленных вариантов зависит от состояния дел в конкретной клинике, объема ее бизнеса и других многочисленных факторов. Например, крупные сети вынуждены иметь бухгалтерскую службу, сравнимую по количеству работников с персоналом лечебных подразделений. Это весьма затратно.

В другом случае, если, например, небольшой стоматологический центр решит разнообразить свои услуги, или начнет осуществлять новую маркетинговую политику в области скидок на лечение – все это может стать причиной, по которой приходящий бухгалтер уже не будет справляться с увеличившимся объемом работ.

Как показывает практика, наилучшим решением учетной проблемы для медучреждения любого уровня станет передача дел на бухгалтерский аутсорсинг (сопровождение) специализированной организации.

В следующей части мы на конкретных примерах рассмотрим преимущества аутсорсинга бухгалтерии в стоматологии. Продолжение следует.